Решения
С каждым годом у нас накапливается дома все больше и больше документов, как физических, так и в электронном формате. Удостоверения личности, документы об образовании, медицинские документы, финансовые, на автомобиль, на недвижимость — этот список можно продолжать бесконечно. Какие-то из них необходимы не часто, а копии других приходится делать каждый месяц.
Для хранения этих документов у CloudyBox есть решение модуль «Домашний архив». С ним у вас теперь есть возможность хранить копии документов в одном безопасном месте и получать доступ к ним в любое удобное время даже вдали от дома.
«Домашний архив» поможет вам решить множество проблем. Например:
Путешествия
Если же неприятность все-таки случилась (утерян документ), не стоит отчаиваться, ведь копия паспорта значительно упростит процедуру оформления свидетельства на возвращение в Россию. Ознакомиться с полным текстом рекомендации МИД России можно перейдя по ссылке.
CloudyBox поможет вам основательно подготовиться к предстоящей поездке за границу. С помощью «Домашнего архива» вы сможете сохранить не только копии документов, которые необходимы для поездки, но и карту местности, рекомендации туроператоров, информацию об экскурсиях, карту туристических маршрутов и многое другое. А по возвращению домой вы сможете поделиться положительными впечатлениями о поездке с друзьями, разместив свои фотографии или музыку, полюбившуюся на отдыхе, в домашнем архиве.
Экстренные ситуации
Медицинская карта
Документы ребенка
Так как хранилище абсолютно безопасно, вы можете поместить туда и важные документы – копии свидетельства о рождении, страховки, медицинской карты и любых документов, которые упростят вашу жизнь, когда он пойдет в школу.
Документы домашних животных
Сколько еще может случиться различных ситуаций, при которых потребуются копии документов, известно только вам самим. Мы же, в свою очередь, ручаемся, что модуль «Домашний архив» обеспечит:
Безопасное хранение документов
CloudyBox обеспечивает контроль доступа, безопасную передачу информации, физическую, информационную и сетевую защиту. Более подробно о безопасности вы можете узнать в разделе защита.
Доступ к документам в режиме реального времени
Вне зависимости от вашего местонахождения посредством стандартного браузера вы получаете доступ к своим документам. Из любой точки земного шара, где есть интернет, можно просмотреть, распечатать, сохранить, отправить по электронной почте любой документ.
Структурированное хранение документов
Вы можете хранить различные типы документов:
- удостоверяющие личность (паспорт, загранпаспорт, свидетельство о рождении, военный билет, ИНН);
- об образовании (аттестат, диплом, сертификат);
- документы на недвижимость (свидетельство о собственности, договор купли-продажи, поэтажный план и т.д.);
- документы на автомобиль (ПТС, страховой полис, талон технического осмотра, свидетельство о регистрации, направление на ремонт и т.п.);
- медицинские документы (медицинские карты, заведенные в различных медицинских учреждениях);
- документы на бытовую технику (инструкция, гарантийный талон, товарный / кассовый чек);
- семейные фотографии, рисунки и сочинения детей;
- документальное видео;
- любимую музыку.
Существует еще множество документов, которые поможет вам сохранить модуль «Домашний архив».
Поиск информации по неполным данным
Модуль «Домашний архив» оснащен полнотекстовым поиском, который позволяет найти тот или иной документ по слову, фразе или целому предложению, встречающемуся в тексте документа.
Просмотр документов
Вы можете просмотреть любой документ без установки дополнительного программного обеспечения. В модуль «Домашний архив» встроена программа просмотра документов, которая позволяет просматривать документы, делать необходимые пометки, отправлять по электронной почте.
Редактирование документов онлайн
Теперь вы можете редактировать документы, находящиеся в архиве, без совершения дополнительных действий (копирование, перенос данных и т.п.).
Для полноценного использования всех возможностей модуля «Домашний архив» мы рекомендуем вам ознакомиться с
Руководством пользователя и демонстрационной версией модуля.
Попробовать
Демо
Управление документами в современных условиях - сложная организационно-техническая задача. Без решения данной задачи в компании может воцариться настоящий хаос.
подробнее→
- Наличие большого количества документов приводит к тому, что значительная часть рабочего времени сотрудников уходит на поиск необходимой информации и последних редакций тех или иных документов, что отвлекает персонал от решения основных задач.
- Сотрудники, которые уезжают в командировки или отлучаются из офиса, вынуждены всегда с собой носить документы или просить коллег найти их у себя на компьютере и отправить им по почте, что не всегда возможно, особенно в нерабочее время или выходные. Эффективность работы и конкурентоспособность компании из-за этого значительно падает.
- Бумажные документы приходится передавать из рук в руки, затрачивая большое количество времени на согласование или того хуже – путая и теряя документы. Распечатанные документы и письма хранятся в файлах и громоздких папках, которые занимают ценное место в офисе.
- Наличие информации в электронном виде также не всегда гарантирует её беспрепятственную и оперативную передачу. Например, программы, которые используют различные отделы, чаще всего никак не интегрированы, а сотрудники имеют доступ только к информации своего отдела. Электронная переписка вообще рассматривается многими как частная, и поэтому ни один человек в компании не представляет в полной мере ситуацию с клиентом.
С CloudyBox все меняется: теперь вы можете организовать единый архив документов, отсортировать их по проекту, заказчику, продукту, дате и поэтому с легкостью найти необходимый. Вы также можете отследить внесенные изменения и все это с помощью облачного хранилища из любой точки земного шара в любой момент дня или ночи. CloudyBox также позволит автоматизировать бизнес процессы вашей компании. С помощью сертифицированных интерфейсов система может быть легко интегрирована в сторонние системы (1С, SAP, LotusNotes и другие).
В CloudyBox вы можете загружать документы любого формата, расширения, из любого источника и хранить в централизованном архиве – все записи, письма, списки, протоколы, файлы или почтовые сообщения – все что угодно. C CloudyBox вы имеете возможность отсканировать документы (драйверы большинства типов сканеров встроены в программу), присвоить им индексы, скрепить различные типы документов в один, просмотреть их, отредактировать, распечатать, отправить по почте или факсу, загрузить на свой компьютер. Благодаря облачным технологиям ваши документы будут доступны вам и тем сотрудникам, которым вы предоставите доступ, в любое время в любом месте, где есть интернет.
Инновационные решения CloudyBox позволят вам победить офисный хаос и оптимизировать процессы управления документами в вашей компании.
Преимущества решения CloudyBox «Для бизнеса»:
- доступ в любой точке земного шара;
- простая интеграция со сторонними приложениями;
- автоматизация бизнес процессов;
- быстрый и легкий поиск необходимой информации;
- командная работа;
- порядок в документах;
- безопасное хранение;
- больше свободного места в офисе.
Предлагаемое решение является модульным. Мы создали отдельные модули, позволяющие, помимо управления документов, осуществить автоматизацию документооборота и бизнес-процессов определенных отделов компании с четкими ответами на вопросы: «кто делает?», «что делает?», «в какой последовательности?», «что получает на входе и предоставляет на выходе?», и самое главное «кто за все это отвечает?». В зависимости от ваших задач вы можете приобрести только те модули, которые необходимы именно вам, а не переплачивать за огромные, сложные и трудно адаптируемые комплексные решения, предлагаемые на рынке. Если по какой-то причине типовое решение вам не подошло, вы всегда можете связаться с нами для индивидуальной работы.
Архив (Архивное управление)
Модуль «Архив» предназначен для автоматизации деятельности сотрудников архивного подразделения организации. Он обеспечивает учет, хранение дел и документов, вышедших из активной фазы делопроизводства.
подробнее→
- обеспечения безопасного удаленного доступа к информации архива посредством сети Интернет;
- систематизации хранения и учёта информации;
- обеспечения надежного хранения информации и поддержки ее актуальности и непротиворечивости;
- исключения потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;
- повышения качества выполнения запросов на предоставление документов архива;
- автоматизации контроля сроков хранения и выделения дел к уничтожению;
- сокращения времени поиска требуемой информации по имеющимся сведениям;
- обеспечения возможности поиска информации по неполным данным;
- сокращения времени обработки информации за счет автоматизации ручного труда.
Модуль «Делопроизводство» предназначен для предприятий, стремящихся организовать эффективный документооборот с возможностью оперативного поиска необходимой информации и персональной ответственностью за исполнение документов.
подробнее→
Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и организации работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов.
Делопроизводство, в зависимости от выполняемых в управлении функций, может быть организационно-распорядительным, бухгалтерским, нотариальным, кадровым, техническим, медицинским, военным и т.п. Каждый из видов делопроизводства имеет свои отличительные особенности, однако, общим для любой функции управления есть организационно - распорядительное (административное) делопроизводство.
Взяв за основу это положение, мы создали модуль «Делопроизводство», отвечающий основным требованиям регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности, принятой в организации.
Модуль «Делопроизводство» позволяет работать со следующими группами документов:
- Входящие документы, поступившие из внешних организаций.
- Исходящие документы, выпускаемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации.
- Внутренние документы, издаваемые руководителем или структурными подразделениями для рассылки внутри службы.
По каждому документу в модуле хранятся регистрационные данные, электронный образ и версии документа.
Система поддерживает полный жизненный цикл документа:
Регистрация документов
Документы могут поступать в организацию в бумажном виде, по факсу или по электронной почте. При регистрации в системе формируется регистрационная карточка, в которую заносятся сведения о документе. К регистрационной карточке могут прикрепляться документы любых форматов, содержащие текст или графические образы. Система обеспечивает полноценную работу с прикрепленными документами: просмотр, редактирование, удаление, разграничение прав доступа. Возможна индивидуальная настройка функционала для автоматической регистрации документов, полученных по электронной почте.
Исполнение поручений
Пользователь системы может сформировать резолюцию по документу, добавить комментарий, назначить исполнителей и контролирующих лиц, и с помощью штампов направить им документ на исполнение. В системе реализован контроль сроков исполнения поручений, а так же возможность отправки уведомлений по электронной почте пользователю о поступлении документа на исполнение, о приближении срока исполнения, об истечении срока исполнения.
Поиск документов
Пользователю модуля доступны всевозможные способы поиска документа: от поиска по структуре и индексам (атрибутам), до полнотекстового (контекстного) поиска по содержанию файлов.
Система позволяет сохранять поисковые запросы для последующего многократного использования.
Возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными дл него правами доступа к информации.
Организация архива
Система позволяет создать полноценный архив электронных образов и регистрационной информации документов организации, обеспечивая надежное хранение, быстрый поиск документов и защищенный доступ к ним.
Электронный архив обеспечивает:
- хранение неограниченного количества разноформатных файлов;
- единую точку доступа ко всем документам в соответствии с принятой в организации политикой безопасности. Доступ к системе осуществляется при помощи web-браузера;
- возможность работы с электронными образами документов без установки дополнительного программного обеспечения на рабочее место пользователя.
Данное решение является «единым документационным пространством» и разработано в соответствии с одноименной методологией. Корпоративное хранилище предназначено для управления всеми видами документации в условиях любой территориально-распределенной структуры, путем использования единой программной платформы.
подробнее→
Модуль «Корпоративное хранилище» предоставляет собой решение, обеспечивающее надежное долговременное хранение больших объемов электронных документов (в том числе и электронных копий бумажных документов).
Цели создания модуля «Корпоративное хранилище»:
- Обеспечение надежного, защищенного долговременного хранения электронных версий документов.
- Единый сервис регистрации, индексации и обработки электронных документов.
- Предоставление общего доступа к хранилищу электронных документов.
- Сокращение времени на поиск необходимых документов.
- Создание единой структуры управления документацией. Упрощения процесса управления документами.
- Разграниченное предоставление доступа к материалам хранилища, в зависимости от уровня допуска (прав доступа).
- Сокращение издержек, связанных с хранением, доступом и возможной утратой документов.
- Создание основы для развития электронного документооборота и перехода на безбумажное делопроизводство.